Zarządzenie nr 5

 

Zarządzenie  nr 5/2021

Dyrektora Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce                                                                                             

z dnia  30.04.2021r.

 

w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

 

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. 2020 poz. 164), postanawia się, co następuje:

 

§ 1.

Wprowadza się  do stosowania w Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej
w Miejskiej Górce:                                                                                          

1) Instrukcję Kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia

2) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, na podstawie którego dokumentacja powstająca i wpływająca do  Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce jest klasyfikowana i kwalifikowana przez oznaczanie, rejestrację i włączanie w akta spraw albo jej grupowanie (jako dokumentacji nietworzącej akt spraw), stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;

3) Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2.

Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ośrodku Kultury, Sportu
i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, o którym mowa w § 1 pkt. 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

 

§ 3.

 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ustalenia z Archiwum Państwowym w Lesznie.

 

 

                                                                                                                                                                                          

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5/2021

Dyrektora Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce

z dnia 30.04.2021 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA KANCELARYJNA OŚRODKA KULTURY,

SPORTU I AKTYWNOŚCI LOKALNEJ

W MIEJSKIEJ GÓRCE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

W POROZUMIENIU

                                                     Dyrektor

                               Archiwum Państwowego w Lesznie

 

 

                              dr Elżbieta Olender

 

 

                                             dnia 27.04.2021

 

                                na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.

                                     o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

                                                       (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)

 

Spis treści:

                                                                      

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

str. 3-4

Rozdział 2

Przyjmowanie i obieg korespondencji

str. 4-6

Rozdział 3

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

str. 7

Rozdział 4

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw                   oraz archiwizacja akt

str. 7-11

Rozdział 5

Załatwianie spraw

str. 11-12

Rozdział 6

Wysyłanie i doręczanie pism

str. 12

Rozdział 7

Przechowywanie akt

str. 13

Rozdział 8

Przekazywanie akt do składnicy akt

str. 13

Rozdział 9

Wykorzystanie informatyki w czynnościach

str. 13-14

Rozdział 10

Nadzór nad wykorzystaniem czynności kancelaryjnych

str. 14

Rozdział 11

Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji                         lub likwidacji placówki

str. 14

Rozdział 12

Postanowienia końcowe

str. 14

 

Spis załączników:

 

Załącznik nr 1       Wzór pieczęci wpływu

str. 15

Załącznik nr 2

Wzór rejestru kancelaryjnego

str. 15

Załącznik nr 3

Wzór strony tytułowej teczki

str. 16

Załącznik nr 4

Wzór formularza spisu spraw

str. 17

Załącznik nr 5 

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

str. 18

Załącznik nr 6

Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

str. 19

Załącznik nr  7

Wzór wniosku o zgodę na brakowanie               

str. 20-21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§1.

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ośrodku Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce zwanym dalej „Ośrodkiem”.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Ośrodku.

 

§2.

Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

1)   akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,  odzwierciedlają przebieg i sposób załatwienia  danej sprawy;

2)   czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną;

3)   dyrektor – dyrektora  Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce

4)   korespondencja – każde pismo wpływające do Ośrodka lub wysyłane przez Ośrodek;

5)   komórka merytoryczna - komórka organizacyjna lub stanowisko pracy zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie;

6)   komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Ośrodka lub samodzielne stanowiska pracy;

7)   nośnik informatyczny – płytę CD lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu lub pisma;

8)   parafa – podpis w skróconej formie;

9)   adnotacja - dopisek, dodatkowa notatka, krótka informacja zwykle na określonym piśmie lub dokumencie;

10) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, woźnego itp.;

11) rejestr kancelaryjny – zestawienie, prowadzone w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny, korespondencji wpływającej do Ośrodka;

12) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;

13) sekretariat – stanowisko pracy, którego pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne

14) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim faktów i zdarzeń bądź danych

15) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjno-kartograficznej itp. – niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy fotografie, taśmy magnetofonowe;

16) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Ośrodku;

17) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

18) składnica akt - komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, a także  dokumentację dziedziczoną lub zdeponowaną innych twórców;

19) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

20) ESP – elektroniczna skrzynka podawcza;

21) UPO – urzędowe potwierdzenie odbioru;

22) znak akt – zespół symboli określających przynależność akt spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;

23) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

24) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej;

25) dekretacja -   adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

26) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający nazwę Ośrodka, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

 

§ 3.

1. Prace kancelaryjne w Ośrodku wykonują:

            1/ sekretariat,

            2/ referenci spraw w komórkach organizacyjnych.

2. Do zakresu czynności sekretariatu należy:

            1/ przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie korespondencji i przesyłek,

            2/ sporządzanie pism oraz ich powielanie,

            3/ wysyłanie korespondencji i przesyłek,

3. Referenci spraw rejestrują sprawy w spisach spraw oraz załatwiają sprawy.

 

Rozdział 2

Przyjmowanie i obieg korespondencji

 

§4.

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, którego wzór określa załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu doręczenia przesyłki uszkodzonej.

3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1)   adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom;

2)   wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem;

3)   zawierających informacje niejawne, które przekazuje uprawnionej do tego osobie.

4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach nieoznaczonych, jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe i tym podobne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości składa się do kasy podręcznej, a pismo przekazuje do dyrektora, który zarządza dalsze postępowanie.

5. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1)   czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2)   czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1)   wartościowych, poleconych, za dowodem doręczenia;

2)   dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania;

3)   w których brak nadawcy lub daty pisma;

4)   mylnie skierowanych;

5)   załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;

6)   w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

8. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego, punktu wymiany korespondencji lub odsyła się do nadawcy.

10. Na korespondencji wpływającej na nośniku papierowym umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Wzór pieczęci stanowi załącznik nr 1.

11. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania umieszcza się na przedniej stronie koperty.

 

§5.

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)   przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną na stronnie internetowej Ośrodka jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2)   przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)   mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot;

b)   mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c)   pozostałe.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

 

§6.

1.Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1)   przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2)   pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

§7.

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1)   przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2)   stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 4, odnotowując w rejestrzekancelaryjnyminformację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

 

§8.

1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub lub format dokumentu elektronicznego (na przykład dokument wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

1)   wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2)   informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze kancelaryjnym.

3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ….[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

4. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

 

§9.

Po wykonaniu czynności związanych z przejęciem i zarejestrowaniem przesyłek sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści.

 

 

 

 

 

 

Rozdział 3

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

 

§10.

1. Sekretariat przekazuje Dyrektorowi następującą korespondencję:

1)   adresowaną bezpośrednio do dyrektora;

2)   od organów naczelnych i centralnych, w tym w szczególności od organu prowadzącego;

3)   dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym;

4)   dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Ośrodka;

5)   skargi i wnioski dotyczące działalności Ośrodka lub jego pracowników;

6)   protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Ośrodku przez organy kontrolne.

2. Pozostałym pracownikom Ośrodka sekretariat przekazuje korespondencję:

1)   imiennie do nich adresowaną;

2)   dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności.

 

 

§11.

1. Dyrektor, przeglądając korespondencję:

1)   decyduje, którą korespondencję załatwi sam;

2)   przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników Ośrodka.

2. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres czynności rożnych pracowników, przekazuję się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

 

 

 

Rozdział 4

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

 

§12.

1. W Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ośrodka, klasyfikację akt powstających w toku działalności Ośrodka oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Ośrodka oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia pism w sprawy oraz ustalania okresów przechowywania akt.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczona symbolami trzycyfrowymi.

4. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1)   symbol klasyfikacyjny;

2)   hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3)   w przypadku klas końcowych — kategoria archiwalna,

5. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2  ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą” (t.j. Dz. U. 2020 poz. 164).

6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr.

7. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania.

8. W uzasadnionych przypadkach dyrektor może wprowadzić zmiany polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas, w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

9. W Ośrodku całość dokumentacji stanowi dokumentację niearchiwalną.

1)   Symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy.

2)   Symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.

 

§13.

1. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

2. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

 

§14.

1. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej liczby korespondencji dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok (w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw)

2. Pracownik zakłada spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania wniej spraw ostatecznie załatwionych.  Wzór strony tytułowej (okładki) teczki przedstawia załącznik nr 3  

3. Dla ułatwienia pracy, można przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej „Spisy spraw do teczek symbol: SP.0123, SP.1230, SP.2341” Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

5. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

7. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w ust. 6 tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce.

8. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w ust. 5 tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych).

9. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w ust. 4 zamiast części znaku sprawy zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

10. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu.

11. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

12. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

13. W razie konieczności wznowienia sprawy, która została ostatecznie załatwiona, sprawę   wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy...” i  przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

 

 

§15.

1. Wpisu do spisu spraw dokonuje pracownik odpowiedzialny za załatwienie danej sprawy.

2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma lub pierwszej korespondencji w danej sprawie otrzymanej z zewnątrz lub sporządzonej wewnątrz Ośrodka.

3. Dalszych pism lub korespondencji w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

4. Wzór formularza spisu spraw określono w załączniku nr 4 do niniejszej Instrukcji.

 

 

§16.

1.Dokumentacja nadsyłana i składana w Ośrodku oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania  i przechowywania na:

1)   tworzącą akta sprawy;

2)   nietworzącą akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

 

§17.

1. Pracownik  po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę.

2. Jeżeli pismo dotyczy sprawy już wszczętej, należy ją dołączyć do akt sprawy. Znak sprawy należy wpisać w odrębnie odciśniętej pieczęci wpływu.

3. Jeżeli pismo rozpoczyna nową sprawę, to przed przystąpieniem do jej załatwienia rejestruję się ją jako nową. Znak sprawy należy wpisać w odrębnej odciśniętej pieczęci wpływu.

 

 

§18.

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera:

1)   symbol literowy komórki merytorycznej prowadzącej sprawę, zgodny z regulaminem organizacyjnym Ośrodka;

2)   symbol klasyfikacyjny hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt;

3)   liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4)   cztery cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się znakami graficznymi w sposób następujący, np. OKSiAL.0911.1.2019, gdzie „OKSiAL” – oznacza symbol komórki merytorycznej, „0911” – oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „1” – oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 2019” – oznacza rok rozpoczęcia sprawy.

4. Do znaku sprawy można dołączyć także symbol literowy pracownika. Wówczas znak sprawy wygląda następująco: np. OKSiAL.0911.1.2019.MT

 

§ 19.

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w § 17 pkt 3, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1)   Symbol literowy komórki merytorycznej Ośrodka prowadzącej sprawę;

2)   symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)   kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4)   kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5)   cztery cyfry roku kalendarzowego.

 

Poszczególne elementy znaku sprawy, oddziela się kropkami w następujący sposób: HWS.1234.5.4.2019, gdzie:

1)   „HWS” to oznaczenie komórki merytorycznej Ośrodka prowadzącej sprawę;

2)   „1234” to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)   „5” to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4)   „4” to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3,

5)   „2019” to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.

 

 

§ 20.

Nie podlegają rejestracji:

1)   publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.);

2)   potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3)   zaproszenia, życzenia itp.;

4)   rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe;

5)   listy obecności;

6)   karty urlopowe;

7)   środki ewidencji składnicy akt;

8)   rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych;

9)   dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr.

 

Rozdział 5

Załatwianie spraw

 

§21.

1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1)   odręczną;

2)   korespondencyjną;

3)   inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez uprawnionego pracownika Ośrodka, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę.

 

§22.

1. Załatwienie spraw może być:

1)   tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;

2)   ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowywane jest w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata).

3. Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr.”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz.”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.

 

 

§23.

1. Pracownicy zobowiązani są do załatwienia powierzonych do prowadzenia spraw według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

2. Pracownik zobowiązany do załatwienia powierzonej sprawy opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada bezpośredniemu przełożonemu do akceptacji, przed przedłożeniem do podpisu dyrektora.

 

3. Po podpisaniu pisma przez Dyrektora bądź osoby pełniącej obowiązki z upoważnienia pracownik merytorycznie odpowiedzialny za załatwienie sprawy dołącza do pisma załączniki i wraz z jego kopią przekazuje przesyłkę przygotowaną do wysyłki do sekretariatu celem wysłania adresatowi. Sekretariat wysyła pisma adresatowi. Pracownik kopie pisma ad acta zachowuje w aktach sprawy.

 

§ 24.

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1)   nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;

2)   znak sprawy;

3)   powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;

4)   określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;

5)   treść pisma;

6)   podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe);

7)   listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

 

§25.

Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

 

 

§26.

Korespondencję wychodzącą z Ośrodka podpisuje dyrektor, z wyłączeniem korespondencji, w odniesieniu do której uprawnienia do podpisania dyrektor delegował na wyznaczonych i uprawnionych pracowników.

 

 

Rozdział 6

Wysyłanie i doręczanie pism

 

§27.

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

1)   przesyłką listową;

2)   faksem;

3)   na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową

4)   pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik prowadzący sprawę:

1)   sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków uzupełnia je;

2)   do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza, wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

3. Pracownik sekretariatu

1)   stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania;

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż dnia następnego.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją pracownika zobowiązanego do załatwienia sprawy lub jego przełożonego (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

 

 

 

Rozdział 7

Przechowywanie akt

 

§28.

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczki powinny się znajdować akta ułożone w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw - chronologicznie.

2. Teczki akt zakończonych z końcem roku powinny być opisane zgodnie z postanowieniami rozdziału 5 niniejszej Instrukcji.

3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w pomieszczeniach biurowych przez dwa lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono. Po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, przekazuje się je do składnicy akt.

 

Rozdział 8

Przekazywanie akt do składnicy akt

 

§29.

1. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt następuje w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

2.Pracownicy Ośrodka przekazują dokumentację do składnicy akt według ustalonego   terminarza.

3.Dokumentację przed przekazaniem przegląda i porządkuje prowadzący sprawy.

 

§30.

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1)   dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt § 14 .1.1.;

2)   spisy zdawczo-odbiorcze, zawierają braki lub błędy;

3)   dokumentacja  nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić Dyrektora Ośrodka.

 

Rozdział 9

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

 

§ 31.

Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

 

§ 32.

Wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów możliwe jest w celu:

1)   przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z wyłączeniem dokumentacji niejawnej;

2)   przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz Ośrodka pocztą elektroniczną;

3)   prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ośrodka;

4)   tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów;

5)   monitorowania zaleceń dyrektora;

6)   monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz Ośrodka.

 

 

Rozdział 10

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

 

§33.

1. Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje Dyrektor.

2. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników, a w szczególności na sprawdzaniu:

1)   prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek;

2)   prawidłowości załatwiania spraw;

3)   prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją;

4)   prawidłowego stosowania pieczęci.

 

Rozdział 11

Postępowanie z aktami w przypadkureorganizacji lub likwidacji placówki

 

§ 34.

W przypadku likwidacji jednostki lub jej reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić o tym fakcie dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.

 

§ 35.

W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę należy przekazać  je na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu przejmuje składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji należy przekazać do składnicy akt.

 

Rozdział 12

Postanowienia końcowe.

 

§36.

1. Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane Instrukcją, określają w sprawach organizacyjnych Dyrektor Ośrodka.

2. Zmiana Instrukcji może nastąpić jedynie w drodze Zarządzenia Dyrektora Ośrodka, po zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór pieczęci wpływu

 

 

 

 

 

 

Ośrodek Kultury, Sportu
i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce

 

WPŁ...............................................

(data)

Poz. ………..            podpis .......

 

            Znak sprawy..................................

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór dziennika kancelaryjnego

 

Numer

kolejny

Data otrzymania korespondencji

Numer

Data

Od kogo

Treść otrzymanej korespondencji

Numer korespondencji uprzedniej

Numer odpowiedzi na korespondencje wysłaną

Numer akt

Uwagi

Otrzymanej korespondencji

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór opisu teczki aktowej

 

 

 

……………………………………………
(pełna nazwa jednostki organizacyjnej)

 

 

 

 

 

 

 

 

……………………
(symbol literowy jednostki organizacyjnej symbol klasyfikacyjny
z wykazu akt)

 

 

 

 

 

 

 

 

………………………………………………
(tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)

 

 

…………………………………………
(roczne daty końcowe akt)



……………………

(kategoria archiwalna)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór spisu spraw

 

FORMULARZ SPISU SPRAW

rok

komórka organizacyjna

Symbol klasyfikacyjnyz wykazu akt

Hasło klasyfikacyjne z wykazu akt

Uwagi

Lp.

TYTUŁ

(Treść sprawy)

Nazwa nadawcy

Data

znak pisma

data pisma

wszczęcia sprawy

ostateczne załatwienie

sprawy

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5 do Instrukcji kancelaryjnej

wzór spisu zdawczo-odbiorczego akt

...................................................................

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

 

                                                           Spis zdawczo – odbiorczy akt nr..............

 

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu

Daty skrajne  od - do

Kat. arch.

Liczba teczek

Miejsce przechowywania akt w składnicy

Data zniszczenia lub przekazania

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

spis zakończono na pozycji.................

liczba teczek.......................

 

.......................................                                     ..................................                             ....................

(podpis odbierającego)                                    (data przekazania)                                  (podpis przekazującego)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej

wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

 

.........................................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

 

 

Protokół oceny

dokumentacji niearchiwalnej

 

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

 

 

                                                                                  Przewodniczący Komisji .................................

                                                                                  Członkowie Komisji ........................................

                                                                                                                       ........................................

                                                                                                                        ......................................

 

 

 

 

 

 

 

 

zał.

 

................. kart spisu

................. pozycji spisu

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 7 do Instrukcji kancelaryjnej

Wzór wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie

 

 

…………………………….                                                                 …..........................            

nazwa jednostki występującej z wnioskiem                data sporządzenia

 

Znak sprawy:

Pan/i…………………..

                                                                                  Dyrektor Archiwum                  Państwowego

                                                                       ul. ………………………………………..

                                                                      

 

WNIOSEK O WYRAŻENIE ZGODY NA BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

……………………………………………

nazwa jednostki, której dokumentacja jest brakowania

 

            Proszę o wydanie zgody na brakowania dokumentacji niearchiwalnej aktowej(lub technicznej lub audiowizualnej itp.) z lat ………. wytworzonej i zgromadzonej w wyniku działalności Jednostki ……….. (nazwa podmiotu),

wyszczególnionej w załączonym spisie dokumentacji niearchiwalnej , w ilości ….. mb (metrów bieżących), co stanowi ………j.a.

            Podstawę kwalifikacji archiwalnej dokumentacji objętej niniejszym wnioskiem stanowiły: jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w podmiocie, w czasie gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, tj.

1.

2.

(lub podać akt prawny nakładający konkretne okresy przechowywania dokumentacji danego typu).

            Oświadczam, że dokumentacja ujęta w załączonym spisie utraciła swe znaczenie,
w tym wartość dowodową, dla jednostki ……………., a także upłynęły terminy jej przechowywania.

                                                                                  …………………………

                                                                             podpis kierownika jednostki

Załącznik (i):

- spis dokumentacji niearchiwalnej aktowej

(…. kart, ……poz. spisu)

 

.......................................................                                                  

(nazwa jednostki organizacyjnej)                                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

...............................................                                                          

(pełna nazwa organu lub jednostki               spisu organizacyjnej wnioskującej
o wyrażenie zgody na brakowanie)

                                                                                                                …........................................................................                           (miejscowość i data sporządzenia)

 

Spis dokumentacji niearchiwalnej kat........... podlegającej brakowaniu,
wytworzonej przez:

 

................................................................................................................................................

(pełna nazwa organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana)

 

 

............................................................................................................................................................................

(informacje o rodzaju dokumentacji objętej wnioskiem)

 

 

Lp.

Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego

Symbol z wykazu akt

Tytuł teczki

Daty skrajne

Liczba tomów

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2       do Zarządzenia Nr 5/2021

Dyrektora Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce
z dnia 30.04.2021 r.  

 

 

 

 

 

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt

 Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

               W POROZUMIENIU

                                                     Dyrektor

                               Archiwum Państwowego w Lesznie

            

 

                              dr Elżbieta Olender

 

                                             dnia 27.04.2021

 

                                na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.

                                     o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

                                                       (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)

 

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

 

0

ZARZĄDZANIE

 

00

Gremia kolegialne

 

01

Organizacja

 

02

Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

 

03

Planowanie i sprawozdawczość, statystyka, analizy

 

04

Informatyzacja

 

05

Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje

 

06

Reprezentacja i promowanie

 

07

Współdziałanie z innymi podmiotami

 

08

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

 

09

Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka

1

SPRAWY KADROWE

 

10

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

 

11

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia

 

12

Ewidencja osobowa

 

13

Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

14

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

 

15

Dyscyplina pracy

 

16

Sprawy socjalno-bytowe pracowników

 

17

Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna

2

ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI

 

20

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

 

21

Inwestycje i remonty

 

22

Administrowanie i eksploatowanie obiektów

 

23

Gospodarka materiałowa

 

24

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

 

25

Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne

 

26

Zamówienia publiczne

3

FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

 

30

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych

 

31

Planowanie i realizacja budżetu

 

32

Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa

 

33

Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych

 

34

Opłaty i ustalanie cen

 

35

Inwentaryzacja

 

36

Dyscyplina finansowa

4

KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I REKREACJA

 

40

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury fizycznej, turystyki i rekreacji

 

41

Programy rozwoju kultury fizycznej, turystyki i rekreacji oraz sprawozdawczość w tym zakresie

 

42

Kultura fizyczna i turystyka

 

43

Imprezy organizowane przez OKSiAL

 

44

Sekcje i zespoły

 

45

Baza sportowo-rekreacyjna

5

 

KULTURA i OŚWIATA

 

50

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu upowszechniania kultury

 

51

Własne regulacje, wyjaśnienia, opinie, interpretacje oraz akty prawne dotyczące polityki kulturalnej

 

52

Działalność kulturalno-oświatowa

6

BIBLIOTEKA

 

60

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej

 

61

Praca i funkcjonowanie biblioteki

7

 

KRONIKI I MONOGRAFIE

 

70

Kroniki

 

71

Monografie

 

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Oznaczenie kategorii archiwalnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

1

2

3

4

5

6

7

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE

 

 

 

00

 

 

Gremia kolegialne

 

 

 

 

000

 

Udział w posiedzeniach organów kolegialnych Gminy

B25

 

 

 

001

 

Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)

B25

 

 

 

002

 

Udział w obcych gremiach kolegialnych (komisjach, zespołach, grupach roboczych)

B25

inne niż w klasie 000

 

 

003

 

Narady (zebrania) pracowników

B25

inne niż gremia wymienione w klasach 000-002

 

01

 

 

Organizacja

 

 

 

 

010

 

Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających

B10

m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych

 

 

011

 

Organizacja własnej jednostki

B25

dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, rejestracji i odpisów z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, itp. oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach

 

 

012

 

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne

B10

w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu

 

 

013

 

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

 

 

 

 

 

0130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej

B25

 

 

 

 

0131

Ochrona informacji niejawnych

B10

 

 

 

 

0132

Ochrona danych osobowych

B10

 

 

 

 

0133

Udostępnianie informacji

B10

w tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

 

 

014

 

Obsługa kancelaryjna

 

 

 

 

 

0140

Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo

B25

w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, itp. oraz korespondencja w ww. sprawach

 

 

 

0141

Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji

B5

w tym pomocniczy rejestr korespondencji, książka pocztowa, rejestry przesyłek, itp.

 

 

 

0142

Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

B25

 

 

 

 

0143

Ewidencja druków (ścisłego zarachowania)

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230

 

 

 

0144

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe

B25

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230

 

 

 

0145

Prenumerata czasopism i innych publikacji

B5

 

 

 

015

 

Składnica akt

 

przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są przy klasie 0140

 

 

 

0150

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

B25

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

 

 

 

0151

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

B25

w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji

 

 

 

0152

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w składnicy akt

B5

w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt

 

02

 

 

Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

 

 

 

 

020

 

Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych

B10

okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu.  Podstawy prawne dot. działalności Ośrodków Pomocy Społecznej

 

 

021

 

Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki

B25

komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry.
Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.
Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu.       

 

 

022

 

Zbiór umów

B10

jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia;

komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami.

Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała

 

 

023

 

Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych

B25

w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych

 

 

024

 

Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki

B10

opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą

 

 

025

 

Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym

B10

okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

 

03

 

 

Planowanie i sprawozdawczość, statystyka, analizy

 

 

 

 

030

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz

B25

 

 

 

031

 

Plany i sprawozdania z innych podmiotów

B5

przesyłane do wiadomości lub wykorzystania

 

 

032

 

Planowanie i sprawozdawczość własnej jednostki

 

 

 

 

 

 

0320

Plany roczne

B25

 

 

 

 

0321

Sprawozdania roczne

B25

 

 

 

 

0322

Plany okresowe

B5

Półroczne, kwartalne i miesięczne. Palny okresowe klasyfikuje się do kat.B25, gdy brak planów rocznych lub gdy opracowania okresowe mają szerszy zakres tematyczny niż opracowania roczne

 

 

 

0323

Sprawozdania okresowe

B5

Półroczne, kwartalne i miesięczne. Sprawozdania okresowe klasyfikuje się do kat.B25, gdy brak sprawozdań rocznych lub gdy opracowania okresowe mają szerszy zakres tematyczny niż opracowania roczne

 

 

 

0324

Sprawozdawczość statystyczna

 

B25

 

 

 

 

033

 

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

B25

 

 

 

036

 

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów

B25

 

 

04

 

 

Informatyzacja

 

zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury – w klasie 230

 

 

040

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

B25

w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego

 

 

041

 

Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych

B10

w tym sprawy bezpieczeństwa systemów;
przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kategorii  B25  i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki

 

 

042

 

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

 

 

 

043

 

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu

 

 

044

 

Projektowanie i eksploatacja stron internetowych

B10

 

 

05

 

 

Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje

 

 

 

 

050

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji

B25

 

 

 

051

 

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

B25

w tym ich rejestr

 

 

052

 

Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości

B5

 

 

 

053

 

Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom

B2

dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy

 

06

 

 

Reprezentacja i promowanie

 

 

 

 

060

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności

B25

 

 

 

061

 

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

 

 

 

 

 

0610

Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady

B25

 

 

 

 

0611

Monitoring środków publicznego przekazu

B25

w tym tzw. wycinki prasowe

 

 

062

 

Promocja i reklama działalności własnej jednostki

B25

w tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe

 

 

063

 

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

B25

 

 

 

064

 

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

 

 

07

 

 

Współdziałanie z innymi podmiotami

 

w kraju i za granicą. Obejmuje sprawy dotyczące nawiązywania kontaktów z innymi podmiotami, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas

 

 

 

070

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami

B25

 

 

 

071

 

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym i zagranicznym

B25

przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 072

 

 

072

 

Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania

B25

okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów

 

 

073

 

Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne

B25

w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych

 

08

 

 

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

BE10

Sprawy finansowe przy klasie33

 

09

 

 

Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka

 

planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03

 

 

090

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka

B25

 

 

 

091

 

Kontrole

 

 

 

 

 

0910

Kontrole zewnętrzne we własnej jednostce

B25

 

 

 

 

0911

Kontrole wewnętrzne we własnej jednostce

B25

 

 

 

 

0912

Książka kontroli

B5

 

 

 

092

 

Audyt

B25

 

 

 

093

 

Kontrola Zarządcza

B25

 

 

1

 

 

 

SPRAWY KADROWE

 

 

 

10

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

 

 

 

 

100

 

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

B25

m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe

 

 

101

 

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

B10

jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników jednostki to kwalifikuje się akta spraw ich dotyczących do kategorii B25

 

 

102

 

Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych

B25

 

 

11

 

 

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia

 

 

 

 

110

 

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B2

przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

 

 

111

 

Konkursy na stanowiska

B5

akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 001

 

 

112

 

Obsługa zatrudnienia

 

 

 

 

 

1120

Obsługa zatrudnienia pracowników

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych

 

 

 

1121

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników

B5

m. in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika 

 

 

 

1122

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

B5

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

1123

Staże zawodowe

B10

 

 

 

 

1124

Wolontariat

B10

 

 

 

 

1125

Praktyki

B10

 

 

 

113

 

Prace zlecone (umowy cywilno-prawne)

 

 

 

 

 

1130

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

 

 

 

 

1131

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

 

 

 

114

 

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

 

 

 

 

 

1140

Nagrody

B10

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

1141

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

B10

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

1142

Wyróżnienia

B10

np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały

 

 

 

1143

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

 

 

 

1144

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 001

 

 

115

 

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

B10

 

 

 

116

 

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

B20

 

 

12

 

 

Ewidencja osobowa

 

 

 

 

120

 

Akta osobowe osób zatrudnionych

B*

Dla każdego pracownika prowadzi się osobną teczkę

*okres przechowywania liczy się:

B50 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r.;

B10 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1989 r., a przed 1 stycznia 2019 r. i dla których pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS. Jeśli raport informacyjny nie został złożony okres przechowywania wynosi B50;

B10 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 r.;

Czas przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu;

 

 

121

 

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50

w tym dane w systemach bazy danych

 

 

122

 

Legitymacje służbowe

B5

w tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp.

 

 

123

 

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

 

 

13

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy

 

 

 

 

130

 

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

B25

 

 

 

131

 

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy

B25

w tym ocena ryzyka zawodowego

 

 

132

 

Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy

B10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii  B25

 

 

133

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

 

 

 

 

 

1330

Warunki szkodliwe

B10

 

 

 

 

1331

Rejestr czynników szkodliwych

B40

 

 

 

 

1332

Choroby zawodowe

B10

 

 

14

 

 

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych

 

 

 

 

140

 

Zasady i programy szkolenia i doskonalenia

B25

w tym indywidualne ścieżki rozwoju

 

 

141

 

Szkolenia organizowane we własnym zakresie

B10

w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych

 

 

142

 

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

 

15

 

 

Sprawy pracownicze

 

 

 

 

150

 

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

B10

Dla każdego pracownika zakłada się oddzielną teczkę; okres przechowywania liczy się od ustania stosunku pracy

 

 

151

 

Czas pracy

 

 

 

 

 

1510

Dowody obecności w pracy

B3

 

 

 

 

1511

Absencje w pracy

B3

 

 

 

 

1512

Rozliczenia czasu pracy

B5

 

 

 

 

1513

Delegacje służbowe

B3

w tym ich ewidencja

 

 

 

1514

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

 

 

 

 

1515

Praca w godzinach nadliczbowych

B5

 

 

 

152

 

Urlopy osób zatrudnionych

 

 

 

 

 

1520

Urlopy wypoczynkowe

B5

 

 

 

 

1521

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dodatkowy urlop dla pracownika socjalnego itp.

B5

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

1522

Urlopy bezpłatne

B5

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

153

 

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych

B5

 

 

16

 

 

Sprawy socjalno-bytowe pracowników

 

 

 

 

160

 

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

 

 

 

161

 

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

 

 

 

162

 

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

B5

 

 

17

 

 

Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna

 

 

 

 

170

 

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

 

 

 

171

 

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B5

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

 

 

172

 

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

 

 

 

173

 

Emerytury i renty

B10

 

 

 

174

 

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.

B10

 

 

 

175

 

Opieka zdrowotna

 

 

 

 

 

1750

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

B10

 

 

 

 

1751

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

 

 

2

 

 

 

ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI

 

 

 

20

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

B25

 

 

21

 

 

Inwestycje i remonty

B5

dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A

 

22

 

 

Administrowanie i eksploatowanie obiektów

 

 

 

 

220

 

Stan prawny nieruchomości

B25

w tym nabywanie i zbywanie

 

 

221

 

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne

B5

okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu

 

 

222

 

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp.

 

 

223

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

 

 

23

 

 

Gospodarka materiałowa

 

dotyczy środków trwałych i nietrwałych

 

 

230

 

Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe

B5

w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami

 

 

231

 

Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych

B5

dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia, kartoteki ilościowe

 

 

232

 

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

 

 

 

233

 

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka

 

 

234

 

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

B5

opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia

 

 

235

 

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B5

 

 

24

 

 

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

 

 

 

 

240

 

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

np. umowa z pocztą, operatorem komórkowym

 

 

241

 

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

 

 

242

 

Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów)

B5

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

 

 

243

 

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych)

B10

 

 

25

 

 

Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne

 

 

 

 

250

 

Strzeżenie mienia własnej jednostki

B10

plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki, karty magnetyczne itp.

 

 

251

 

Ubezpieczenia majątkowe

B10

m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

 

 

252

 

Ochrona przeciwpożarowa

B10

 

 

26

 

 

Zamówienia publiczne

B5

w zakresie całej działalności jednostki. Całość  dokumentacji zamówień publicznych. Umowy przy klasie 022.

 

3

 

 

 

FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

 

 

 

30

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych

B25

w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia

 

31

 

 

Planowanie i realizacja budżetu

 

 

 

 

310

 

Planowanie budżetu

B25

 

 

 

311

 

Realizacja budżetu

 

 

 

 

 

3110

Przekazywanie środków finansowych

B5

 

 

 

 

3111

Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat

B5

 

 

 

 

3112

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, opłat

B5

 

 

 

 

3113

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

B10

 

 

 

 

3114

Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

B25

 

 

 

 

3115

Rewizja budżetu i jego bilansu

B25

 

 

 

312

 

Finansowanie i kredytowanie

 

 

 

 

 

3120

Finansowanie działalności

B5

 

 

 

 

3121

Finansowanie inwestycji

B5

 

 

 

 

3122

Finansowanie remontów

B5

 

 

 

 

3123

Gospodarka pozabudżetowa

B5

 

 

 

313

 

Egzekucja i windykacja

B10

 

 

32

 

 

Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa

 

 

 

 

320

 

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

 

 

 

 

 

3200

Obrót gotówkowy

B5

 

 

 

 

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

 

 

 

321

 

Księgowość

 

 

 

 

 

3210

Dowody księgowe

B5

Zadania własne, zlecone, powierzone

 

 

 

3211

Dokumentacja księgowa

B5

Księgi, rejestry, karty kontowe

 

 

 

3212

Rozliczenia

B5

Z dostawcami, pracownikami, instytucjami podatkowymi

 

 

 

3213

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

 

 

 

 

3214

Uzgadnianie sald

B5

 

 

 

 

3215

Kontrole i rewizje kasy

B5

 

 

 

 

3216

Zobowiązania, poręczenia

B5

 

 

 

322

 

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

 

 

 

323

 

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

 

 

 

 

 

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

 

 

 

 

3231

Listy płac

 B*

*okres przechowywania liczy się:

B50 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r.;

B10 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1989 r., a przed 1 stycznia 2019 r. i dla których pracodawca złożył raport informacyjny do ZUS. Jeśli raport informacyjny nie został złożony okres przechowywania wynosi B50;

B10 - dla dokumentacji osób, których stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 2019 r.;

Czas przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu;

 

 

 

3232

Kartoteki wynagrodzeń

 B*

Jak w klasie 3231

 

 

 

3233

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

 

 

 

 

3234

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

 

 

 

 

3235

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne – kategoria B10

 

33

 

 

Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych

 

z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu.

 

 

330

 

Księgowość materiałowo-towarowa w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B10

 

 

 

331

 

Rozliczenia płac i wynagrodzeń  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

 

 

 

 

 

3310

Dokumentacja płac i potrąceń z płac  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

 

B5

 

 

 

 

3322

Listy płac  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B*

Jak w klasie 3231

 

 

 

3323

Kartoteki wynagrodzeń  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B*

Jak w klasie 3231

 

 

 

3324

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B5

 

 

 

 

3325

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne  w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B50

 

 

 

 

3326

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac w ramach obsługi finansowej funduszy i środków specjalnych

B50

przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne – kategoria B10

 

34

 

 

Inwentaryzacja

 

 

 

 

340

 

Wycena i przecena

B10

 

 

 

351

 

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

 

 

35

 

 

Dyscyplina finansowa

B10

 

 

4

 

 

 

KULTURA FIZYCZNA, TURYSTYKA I REKREACJA

 

 

 

40

 

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z kultury fizycznej, turystyki i rekreacji

B25

Dotyczy zarówno własnych jak i otrzymanych z zewnątrz.

 

41

 

 

Programy rozwoju kultury fizycznej, turystyki i rekreacji oraz sprawozdawczość w tym zakresie

B25

 

 

42

 

 

Kultura fizyczna i turystyka

 

 

 

 

420

 

Współdziałanie i wspieranie stowarzyszeń kultury fizycznej, organizacji turystycznych

B25

 

 

 

421

 

Propagowanie i upowszechnianie masowego sportu i rekreacji

B25

W tym prowadzenie działalności profilaktyczno - wychowawczej w zakresie kultury fizycznej

 

 

422

 

Promowanie walorów turystycznych gminy

B25

 

 

43

 

 

Imprezy organizowane przez OKSiAL

 

Dotyczy także imprez widowiskowych i wystawienniczych

 

 

430

 

Dokumentacja imprez własnych

B25

W tym scenariusze, listy uczestników, plakaty, zdjęcia, nagrania audio-video, regulaminy, sprawozdania, wykazy laureatów, protokoły rozstrzygnięć konkursów itp. Dokumentację każdej imprezy można gromadzić w odrębnej teczce.

 

 

431

 

Obsługa organizacyjna imprez

B5

W tym rozliczenia, bilety, pozwolenia na imprezy masowe, zabezpieczenie, sponsoring, zapewnienie transportu, noclegu wyżywienia itp. Dokumentację każdej imprezy można gromadzić w odrębnej teczce.

 

44

 

 

Sekcje i zespoły

 

 

 

 

440

 

Ewidencja sekcji i zespołów

B25

w tym wykazy uczestników, programy działania, itp.

 

 

441

 

Organizacja zajęć sekcji i zespołów

B5

W tym grafiki spotkań, dzienniki zajęć itp. Dokumentację każdej sekcji lub zespołu można gromadzić w odrębnej teczce.

 

45

 

 

Baza sportowo-rekreacyjna

 

 

 

 

450

 

Organizacja bazy sportowo-rekreacyjnej

B25

m.in. Regulaminy

 

 

451

 

Udostępnianie obiektów sportowych i rekreacyjnych na potrzeby innych jednostek

B5

W tym m. in. wnioski o udostępnianie obiektów placówkom oświatowym, stowarzyszeniom kultury fizycznej, mieszkańcom gminy, rezerwacja, grafiki itp.

 

 

452

 

Wykorzystywanie obiektów OKSiAL przez jednostki zewnętrzne

B10

W tym umowy dzierżawy powierzchni pod reklamy, umowy najmu obiektów sportowych i pomieszczeń

 

 

453

 

Nadzór nad przygotowaniem obiektów do sezonu
i bieżąca kontrola funkcjonowania

B5

 

 

 

454

 

Udostępnianie sprzętu sportowego

B5

 

 

5

 

 

 

KULTURA I OŚWIATA

 

 

 

50

 

 

Regulacje, wyjaśnienia, opinie, interpretacje oraz akty prawne dotyczące polityki kulturalnej otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych

B25

Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu

 

51

 

 

Własne regulacje, wyjaśnienia, opinie, interpretacje oraz akty prawne dotyczące polityki kulturalnej

B25

 

 

52

 

 

Działalność kulturalno-oświatowa

 

 

 

 

520

 

Organizacja pracy kulturalno-dydaktycznej

B25

Kalendarium, plany i programy

 

 

521

 

Organizacja imprez i akcji własnych

B25

Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe. Festiwale, plenery, wystawy, konkursy, pokazy, targi, występy estradowe, spektakle teatralne, jubileusze instytucji i artystów, itp.

Dla każdej imprezy zakłada się osobną teczkę, do której odkłada się m.in. scenariusze i plany imprez, plakaty, sprawozdania z przebiegu, dokumentację fotograficzną

 

 

522

 

Współudział w imprezach obcych

B10

Dla każdej imprezy zakłada się osobną teczkę, jak w klasie 521

Imprezy organizowane przez inne jednostki przy wsparciu ośrodka kultury (organizacyjnym bądź artystycznym)

 

 

523

 

Obsługa administracyjno-techniczna imprez artystycznych

B5

 

 

 

524

 

Sekcje i koła własne

 

 

 

 

 

5240

Organizacja pracy sekcji i kół

B25

Dla każdej sekcji zakłada się osobną teczkę, do której odkłada się m.in. scenariusze i plany zajęć, sprawozdania z przebiegu, dokumentację fotograficzną itp

 

 

 

5241

Dzienniki pracy sekcji i kół

B5

 

 

6

 

 

 

BIBLIOTEKA

 

 

 

60

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące organizacji i funkcjonowania biblioteki szkolnej

B25

 

 

61

 

 

Praca i funkcjonowanie biblioteki

 

 

 

 

610

 

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

B50

księgi inwentarzowe, katalogi, bazy danych

 

 

611

 

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

B5

zakupy zbiorów, prenumeraty, dary, wymiany, import

 

 

612

 

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

karty czytelników, baza danych, rewersy

 

 

613

 

Wymiana międzybiblioteczna

B2

 

 

 

614

 

Reprografia zbiorów bibliotecznych

B5

wnioski (zamówienia) na wykonanie fotokopii, kserokopii, itp.

 

 

615

 

Profilaktyka i konserwacja zbiorów bibliotecznych

B5

 

 

 

616

 

Dzienniki zajęć bibliotecznych

B5

 

 

 

617

 

Dzienniki biblioteki

B10

miesięczne meldunki i raporty statystyczne

 

7

 

 

 

KRONIKI I MONOGRAFIE

 

 

 

70

 

 

Kroniki

B50

 

 

71

 

 

Monografie

B50

 
               

 

 

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 5 /2021

Dyrektora Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce

z dnia 30.04.2021 r.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU

DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

 

OŚRODKA KULTURY,

SPORTU I AKTYWNOŚCI LOKALNEJ

W MIEJSKIEJ GÓRCE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             W POROZUMIENIU

                                                     Dyrektor

                               Archiwum Państwowego w Lesznie

 

 

                              dr Elżbieta Olender

 

                                             dnia 27.04.2021

 

                                na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.

                                     o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

                                                       (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)

Spis treści:

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne 

str. 3

Rozdział 2.

Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne

str. 4

Rozdział 3

Organizacja i zadania składnicy akt

str. 5

Rozdział 4

Obsada składnicy akt

str. 6

Rozdział 5

Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie oraz zabezpieczanie

str. 6

Rozdział 6

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt

str. 7

Rozdział 7

Udostępnianie akt przechowywanych w składnicy akt

str. 8

Rozdział 8

Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt

str. 9

Rozdział 9

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

str.10

Rozdział 10

Kontrola składnicy akt

str.11

Rozdział 11

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności placówki, jej komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji

str.11

 

 

Rozdział 12

Postanowienia końcowe

       str. 12

Spis załączników:

 

Załącznik nr 1

Wzór spisu zdawczo - odbiorczego

str.13

Załącznik nr 2

Wzór wykazu spisów zdawczo – odbiorczych

str. 14

Załącznik nr 3

Wzór karty udostępnienia akt

str. 15

Załącznik nr 4

Wniosek  o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

str. 16

Załącznik nr 5

Wzór karty zastępczej – zakładki

str. 18

Załącznik nr 6

Wzór protokołu stwierdzającego brak lub uszkodzenie dokumentacji

str. 19

 

 

 

 

 
       

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§1.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania składnicy akt, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności związanych z organizacją, zadaniami i zakresem działania składnicy akt w Ośrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górcereguluje tryb przejmowania, sposób przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania dokumentacji oraz sposób brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

1)  Określone w Instrukcji tryb i zasady działania składnicy akt zapewniają ochronę dokumentacji przed jej uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.

2)  W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.

3)  Bieżący nadzór nad prawidłowością działania składnicy akt sprawuje pracownik wskazany przez dyrektora.

§ 2.

Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1)      Ośrodek – Ośrodek Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej    Górce;

2)      Dyrektor – DyrektorOśrodka Kultury, Sportu i Aktywności Lokalnej w Miejskiej Górce;

3)      komórka merytoryczna - komórka organizacyjna lub stanowisko pracy zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie;

4)      akta – wszelkiego rodzaju dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, multimedialna (np. pisma, opinie, dokumenty, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.), zawierająca dane (informacje) potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy lub odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania w Ośrodku;

5)      akta sprawy – cała dokumentacja, która została wytworzona w trakcie rozpatrywania danej sprawy;

6)      archiwista – pracownik realizujący zadania składnicy akt

7)      brakowanie – wydzielenie i przekazanie do zniszczenia tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, po uznaniu przez  jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową;

8)      dokumentacja niearchiwalna – grupa dokumentacji o typowo użytkowym przeznaczeniu i czasowym okresie przechowywania, która podlega brakowaniu po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania;

9)      jednolity rzeczowy wykaz akt (wykaz akt) – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną akt;

10)  jednostka aktowa –odrębna fizycznie jednostka (teczka, segregator, księga itp.)

11)  pismo – wyrażona tekstem informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

12)  rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej;

13)  składnica akt – miejsce przeznaczone do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji spraw zakończonych i przekazanych przez pracowników Ośrodku;

14)  spis spraw – formularz w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania spraw w obrębie klasy z rzeczowego wykazu akt w roku kalendarzowym, na danym stanowisku pracy w Ośrodku;

15)  sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

16)  sygnatura akt – znak teczki, określający jej miejsce w zasobie archiwalnym;

17)  teczka aktowa (spraw) – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;

18)  dokumentacja – całość dokumentacji zgromadzonej w Ośrodku;

19)  znak akt – znak kancelaryjny teczki, zawierający symbol jednostki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 3.

1. Akta spraw przechowuje się w pomieszczeniach Ośrodka i składnicy akt.

1)   Akta spraw ostatecznie załatwionych przejmowane są do składnicy po upływie okresu, o którym mowa w Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Ośrodku, kompletnymi rocznikami.

2)  Dokumentację niearchiwalną składnica akt przechowuje przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

3)  Zasób składnicy służy potrzebom Ośrodka.

4)  Korzystanie z zasobów składnicy przez inne jednostki organizacyjne wymaga zezwolenia Dyrektora Ośrodka.

 

 

Rozdział 2

Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne

 

§ 4.

1.Dokumentacja podlegająca przechowywaniu w składnicy akt Ośrodka stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”.

1)   Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja, która po wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, jest brakowana i niszczona.

2)   Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Ośrodku.

3)   Dokumentacja ta dzieli się na grupy:

4)   symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy,

5)   symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.

 

 

Rozdział 3

Organizacja i zadania składnicy akt

 

§ 5.

Ośrodek prowadzi jedną składnicę akt.

 

§6.

1. W lokalu składnicy akt do przechowywania dokumentacji zapewnione są warunki do realizacji zadań składnicy oraz zabezpieczenia przechowywanej w niej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

W szczególności lokal ten powinien:

1)   być usytuowany na poziomie budynku;

2)   być suchy;

3)   zapewniać właściwą temperaturę i wilgotność w ciągu roku;

4)   posiadać skuteczną wentylację;

5)   posiadać sprawną instalację elektryczną.

 

2.Składnica akt powinna być wyposażona w:

1)   regały lub szafy metalowe stacjonarne (zabezpieczone przed korozją) i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (odstępy między regałami nie mniejsze niż 80 cm), o wysokości i szerokości półek dostosowanych do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2)   regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki – arabskimi;

3)   drabinę lub schodki umożliwiające dostęp do górnych półek;

4)   zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV;

5)   oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z dodatkowego, przenośnego źródła światła;

6)   sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa);

7)   sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, tzn. higrometr, termometr.

3.Składnica powinna być zabezpieczona przed włamaniem (okratowanie okien, zaopatrzenie drzwi wejściowych w co najmniej dwa zamki).

4. W składnicy należy systematycznie kontrolować warunki wilgotności i temperatury i utrzymywać je na właściwym poziomie, tj. od 14°C do 18°C oraz od 30% do 50% wilgotności.

5.Składnicę akt należy regularnie sprzątać, aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniem przez owady i gryzonie.

3.Palenie tytoniu w składnicy akt jest bezwzględnie zabronione.

7.Prawo wstępu do pomieszczenia składnicy akt ma pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, jego przełożony oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia. Pozostali pracownicy Ośrodka mają prawo wstępu tylko w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt.

 

§ 7.

Do zadań składnicy akt należy:

1)   przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych;

2)   przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3)   porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

4)   udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom uprawnionym;

5)   inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz fizyczne jej zniszczenie lub przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na zniszczenie przez firmy świadczące certyfikowane usługi w tej dziedzinie. ;

6)   dbałość o zabezpieczenie właściwych warunków przechowywania dokumentacji w składnicy.

 

Rozdział 4

Personel składnicy akt

 

§ 8.

1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań składnicy akt, o których mowa w § 7.

 

§ 9.

1.Archiwista musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną. 

2.Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Ośrodku.

3.Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartuchy, rękawiczki lateksowe, maseczki z filtrem, itp.).

4.Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.

 

§ 10.

W razie zmiany na stanowisku osoby koordynującej pracę składnicy akt, przekazanie składnicy akt  nowej osobie koordynującej, odbywa się protokolarnie.

 

 

Rozdział 5

Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie

oraz zabezpieczanie

 

 

§11.

1.Ewidencję dokumentacji w składnicy akt stanowią:

1)   spisy zdawczo – odbiorcze (wzór spisu stanowi załącznik  nr 1 do Instrukcji);

2)   wykaz spisów zdawczo – odbiorczych (wzór wykazu stanowi załącznik  nr 2 do Instrukcji);

3)   karty udostępniania akt (wzór karty stanowi załącznik  nr 3 do Instrukcji);

4)   wnioski do Archiwum Państwowego i spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzór spisu stanowi załącznik  nr 4 do Instrukcji);

5)   karty zastępcze – zakładki  (wzór karty stanowi załącznik  nr 5 do Instrukcji);

6)   zgody na niszczenie akt wydane przez archiwum państwowe.

7)   protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji, w razie potrzeby (wzór protokołu stanowi załącznik nr 6).

2. Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego.

4. Spisy zdawczo – odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.

5. Spisy zdawczo–odbiorcze numeruje się w sposób ciągły nadając kolejny numer wynikający z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych.

6. Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i według tej kolejności przechowywane są w składnicy akt przez pięć lat od daty zwrotu akt.

7. Składnica akt  prowadzi wykaz spisów zdawczo-odbiorczych  w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo– odbiorczych;

8. Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo–odbiorczego z wykazu spisów zdawczo–odbiorczych łamany przez numer kolejny pozycji spisu zdawczo–odbiorczego.

9. W składnicy układ teczek aktowych może być pionowy – system biblioteczny (od lewej do prawej strony) lub poziomy – teczka na teczce.

 

§ 12.

Dokumentacja zgromadzona w składnicy podlega okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

 

 

Rozdział 6

Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt

 

§13.

1. Ośrodek przechowuje akta spraw ostatecznie załatwionych w składnicy akt.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się z komórek organizacyjnychdo składnicy akt po upływie dwóch lat, kompletnymi rocznikami.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z pracownikami, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt.

 

 

§14.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1)   w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a)   ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;

b)   wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism;

c)   odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw;

d)   usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek);

e)   umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty). Dokumentację należy umieścić w teczkach o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby — w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;

f)   opisaniu teczek aktowych zgodnie z rozdziałem 5 § 14. 2 Instrukcji Kancelaryjnej;

g)   ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2)   w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a)   odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw;

b)   umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby  - w pudłach;

c)   opisaniu teczek aktowych zgodnie z rozdziałem 5 § 14. 2 Instrukcji Kancelaryjnej;

d)   ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

 

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden pozostaje u przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe dwa egzemplarze pozostaję w składnicy akt, każdy jest potwierdzony przez dyrektora Ośrodka lub upoważnioną przez niego osobę. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr1 do niniejszej Instrukcji.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w kolejności teczek według przyjętego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: przekazujący akta, archiwista i dyrektor Ośrodka.

 

§ 15.

1. Do akt przekazanych do składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

 

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt można wypożyczać. Każde wypożyczenie należy odnotować, zapisując datę wypożyczenia oraz imię i nazwisko wypożyczającego.

 

Rozdział 7

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

 

§16.

1.Prowadzący składnicę odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, zapisuje datę udostępnienia, a w przypadku wypożyczenia poza składnicę – także datę zwrotu do składnicy.

1)   Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy następuje na podstawie wypełnionej karty udostępnienia akt (załącznik nr 3).

2)   Wyjmując teczkę z regału należy na jej miejsce włożyć zakładkę z informacją zawierającą dane dotyczące wypożyczenia akt.

3)   Wypożyczając dokumentację, można sporządzić jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy do czasu zwrotu wypożyczonej dokumentacji.

4)   Prowadzący składnicę akt sprawdza stan wypożyczanej dokumentacji przed jej wypożyczeniem, jak również po jej zwrocie.

 

§17.

Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w składnicy odbywa się na podstawiekarty udostępnienia akt zawierającej, co najmniej:

1)   datę;

2)   nazwę wnioskującego;

3)   wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie (podanie dat skrajnych dokumentacji i nazwy stanowiska pracy, które dokumentację wytworzyło i zgromadziło lub przekazało);

4)   informacje o sposobie udostępnienia;

5)   imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6)   w przypadku osób spoza Ośrodka – cel udostępnienia i uzasadnienie.

 

§18.

Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Ośrodka i osobom spoza Ośrodka wymagana jest zgoda Dyrektora Ośrodka.

 

§ 19.

W przypadku zagubienia/zniszczenia wypożyczonej dokumentacji sporządza się protokół (3 egzemplarze), który podpisuje również wypożyczający akta – jeden przekazuje się Dyrektorowi Ośrodka, drugi – przechowuje się w aktach składnicy, trzeci dołącza się do teczki, w której będzie brakować akt.

 

§ 20.

1.Protokół powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

1)   datę sporządzenia;

2)   imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3)   opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia;

4)   podpisy osoby przyjmującej i przekazującej dokumentację.

2.Na podstawie protokołu dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające.

 

 

§ 21.

1.Korzystający z akt odpowiada za ich stan i zwrot w terminie.

2.Niedopuszczalne jest:

1)   wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2)   przekazywanie dokumentacji innym osobom bez wiedzy odpowiedzialnego za składnicę akt;

3)   nanoszenie na dokumentacji na adnotacji i uwag.

 

Rozdział 8

Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt

 

§22.

W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej sprawa była prowadzona, a z której dokumentacja została już przekazana do składnicy akt, archiwista na wniosek Dyrektora Ośrodka wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje pracownikowi.

 

 

§23.

1. Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na:

1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu wycofania do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofywana dokumentacja;

2)sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy akt zawierającego:

a)  datę wycofania,

b) numer protokołu,

c)  nazwę stanowiska i imię nazwisko pracownika, którego dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej oraz tytuł sprawy,

e)  sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt do pracownika, protokół podpisują archiwista oraz Dyrektor Ośrodka.

 

 

Rozdział 9

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

 

 

§ 24.

1.Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista poprzez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega  zaopiniowaniu przez pracowników, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor .

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Dyrektora.

 

§ 25.

1. Spis dokumentacji należy wraz z wnioskiem należy przesłać do dyrektora właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:

      1) nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2)   nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3)   podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej

3)   określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna;

4)   informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej;

5)   informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących;

6)   oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

3. Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, Bc.

4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:

1)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3)   datę i miejsce sporządzenia spisu;

4)   imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis

5)   dla każdej pozycji spisu informację o:

a)   liczbie porządkowej;

b)   oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane;

c)   sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis powstał z natury;

d)   tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule;

e)   określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu;

f)   liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu;

g)   uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

 

 

§26.

W składnicy akt przechowuje się dokumenty brakowania wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, bądź protokołami jej zniszczenia.

 

§ 27.

Dokumentacja z procedury brakowania przechowywana jest przez składnicę akt. Na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym.

 

Rozdział 10

Kontrola składnicy akt

 

§28.

Prawo kontroli składnicy akt mają:

1)   komisja powołana przez Dyrektora Ośrodka (kontrola wewnętrzna);

2)   uprawnione podmioty zewnętrzne.

 

§29.

Kontrola wewnętrzna ma na celu sprawdzenie zgodności stanu zawartości składnicy akt z jej ewidencją oraz ustalenie prawidłowości prowadzenia składnicy w świetle obowiązujących uregulowań wewnętrznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.

 

Rozdział 11

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ośrodka, stanowisk merytorycznych lub ich reorganizacji

 

§30.

W przypadku, gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności Ośrodka  lub do jej reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Dyrektor zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego.

 

§31.

W przypadku przejęcia całości lub części zadań zreorganizowanego stanowiska pracy przez nowe stanowisko pracy, przekazuje  się protokolarnie nowemu stanowisku pracy dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwista.

 

§32.

Stanowisko pracy, które przejęło dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania.

 

§33.

Pozostała dokumentacja przekazywana jest niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na warunkach o których mowa w § 11-15  niniejszej instrukcji.

 

 

Rozdział 12

Postanowienia końcowe

 

§ 34.

Instrukcja zostaje wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Ośrodka po zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego

 

 

§ 35.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji stosuje się przepisy ustawy i rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w Ośrodka.

 

§ 36.

Wszelkie zmiany w Instrukcji wprowadzane są w formie aneksu lub tekstu jednolitego, w trybie właściwym dla jej wprowadzenia.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji archiwalnej                                                                                                                                                    

...................................................................

(Nazwa jednostki, stanowisko pracy)                                                                  

Spis zdawczo – odbiorczy akt nr..............

 

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu

Daty skrajne  od - do

Kat. arch.

Liczba teczek

Miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym / składnicy akt

Data zniszczenia akt lub data przekazania mat. archiwalnych do Archiwum Państwowego

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

spis zakończono na pozycji.................

liczba teczek.......................

Ostroróg, dnia.....................

 

 

.......................................                                 ..................................                        ..............................                    (podpis odbierającego)                                           (data przekazania)                       (podpis przekazującego)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Instrukcji archiwalnej

..................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

 

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH

 

Nr spisu

Data przejęcia akt

Nazwa komórki przekazującej akta

Liczba

Uwagi

poz. spisu

teczek

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

do Instrukcji archiwalnej

 

 

……………………………….....

pieczątka stanowiska pracy

 

data ……………………… 20…r.

Karta udostępniania akt nr ……..

 

 

 

 

Termin zwrotu akt   **)

 

Proszę o udostępnienie*) – wypożyczenie*) akt powstałych na stanowisku pracy ………………………............. z lat ……………………… o znakach …………………………………………………………………...

i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*)

p. ……………………………………………………………………………

(imię i nazwisko)

………………………………..

data i podpis

 

 

Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt

 

…...…………………

data i podpis
         

*) Zbędne skreślić                                  **) Wypełnia archiwum zakładowe/składnica akt

 

Strona 2

Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie

akt – tomów ……………..kart …………….

 

Data………………………..20….r.                        Podpis…………………..

Adnotacje  o zwrocie akt:

 

…………………………………………………………………………………………..

 

…………………………………………………………………………………………...

 

 

 

……………………………………

podpis oddającego

Akta zwrócono do

Archiwum zakładowego/składnicy akt

 

 

dn. ……………………..20…..r.

 

 

 

……………………………………..

podpis odbierająceg

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4

do Instrukcji archiwalnej

 

 

 

…………………………….                                                                 …..........................            

nazwa jednostki występującej z wnioskiem                data sporządzenia

 

Znak sprawy:

Pan/i…………………..

                                                                                  Dyrektor Archiwum                  Państwowego

                                                                       ul. ………………………………………..

                                                                      

 

WNIOSEK O WYRAŻENIE ZGODY NA BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

……………………………………………

nazwa jednostki, której dokumentacja jest brakowania

 

            Proszę o wydanie zgody na brakowania dokumentacji niearchiwalnej aktowej(lub technicznej lub audiowizualnej itp.) z lat ………. wytworzonej i zgromadzonej w wyniku działalności Jednostki ……….. (nazwa podmiotu),

wyszczególnionej w załączonym spisie dokumentacji niearchiwalnej , w ilości ….. mb (metrów bieżących).

            Podstawę kwalifikacji archiwalnej dokumentacji objętej niniejszym wnioskiem stanowiły: jednolite rzeczowe wykazy akt obowiązujące w podmiocie, w czasie gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, tj.

1.

2.

(lub podać akt prawny nakładający konkretne okresy przechowywania dokumentacji danego typu).

            Oświadczam, że dokumentacja ujęta w załączonym spisie utraciła swe znaczenie,
w tym wartość dowodową, dla jednostki ……………., a także upłynęły terminy jej przechowywania.

                                                                                  …………………………

                                                                             podpis kierownika jednostki

Załącznik (i):

- spis dokumentacji niearchiwalnej aktowej (…. kart, ……poz. spisu)

 

.......................................................                                                  

(nazwa jednostki organizacyjnej)                                                                

 

 

 

 

 

 

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

...............................................                                                          

(pełna nazwa organu lub jednostki               spisu organizacyjnej wnioskującej
o wyrażenie zgody na brakowanie)

                                                                                               …........................................................................                           (miejscowość i data sporządzenia)

 

Spis dokumentacji niearchiwalnej kat........... podlegającej brakowaniu,
wytworzonej przez:

 

................................................................................................................................................

(pełna nazwa organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana)

 

............................................................................................................................................................................

(informacje o rodzaju dokumentacji objętej wnioskiem)

 

Lp.

Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego

Symbol z wykazu akt

Tytuł teczki

Daty skrajne

Liczba tomów

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5

do Instrukcji archiwalnej

 

 

Karta zastępcza akt- zakładka

 

 

Lp.

Data wypożyczenia

Nazwisko i imię wypożyczającego akta

Akta wydał

Termin zwrotu

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 6

do Instrukcji archiwalnej

.....................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

P R O T O K Ó Ł

sporządzony dnia .................... 20 ....... r. w sprawie: 1/ zaginięcia, 2/ uszkodzenia,

3/ sporządzenia braków wypożyczonych akt z archiwum zakładowego.

Akta nr .................. tom /teczka/ ..................................................................... z roku .......................... wypożyczona ze składnicy akt dnia ............................................ 20 ...... r. przez .............................................................................................................................................

(imię i nazwisko, tytuł służbowy)

.............................................................................................................................................................

stanowisko pracy / sekcja / wydział / zespół / biuro

1/ zaginęły

2/uległy zniszczeniu, a mianowicie ….........................................................................................

3/mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt ….............................................

                                                                                  Dnia .................................... 20 .......... r.

Archiwista zakładowy                                                                        Wypożyczający akta

........................................................                                             .............................................

/ podpis /                                                              / podpis /

                                               Dyrektor jednostki organizacyjnej

                                               .................................................................

                                                                                              / podpis /

UWAGA: 1 / 2 / 3 niepotrzebne skreślić

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 07 maja 2021 11:20
Dokument wprowadzony do BIP przez: Alina Szwarc
Ilość wyświetleń: 391
07 maja 2021 11:51 (Alina Szwarc) - Zmiana treści zakładki.
07 maja 2021 11:50 (Alina Szwarc) - Zmiana treści zakładki.
07 maja 2021 11:45 (Alina Szwarc) - Zmiana treści zakładki.
więcej »